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eu disse para criar mais um fórum mas não precisa, basta criar uma nova categoria. quando disse fórum não quis dizer o módulo, mas um novo fórum dentro do módulo. no caso, cria mais uma categoria e cria mais um grupo no xoops. selecione o(s) user(s) que farão parte desse novo grupo. depois, vai nas permissões de acesso do módulo newbb e selecione só o admin e o novo grupo para poderem mostrar e postar na nova categoria. assim essa categoria fica exclusiva para o grupo de admin e para o novo grupo.

você pode criar um fórum exclusivo para administração. se for no cbb/newbb, cria + um fórum e depois na área de permissões coloque a opção para só admin poderem mostrar e postar.